Depois de anos utilizando um sistema limitado, que dificultava gestão de indicadores e a seleção de elegíveis, a Unimed Grande Florianópolis decidiu que era hora de adotar uma solução mais eficiente para coordenar suas ações de promoção à saúde.

Os gestores da área estavam em busca de um sistema que oferecesse mais capacidade de análise de dados e que ao mesmo tempo fosse flexível para atender às necessidades específicas da operadora e seus processos de alta complexidade.

“Nós encontramos tudo isso no Previva“, afirma Bruna Machado Lazzarin, coordenadora de Promoção da Saúde da Unimed Grande Florianópolis. “Agora sim posso dizer que estamos trabalhando com uma verdadeira ferramenta de inteligência de dados”!

Em maio de 2018, assim que o contrato foi fechado, a consultoria de implantação do Previva foi para Florianópolis com o objetivo de mapear os processos da Divisão de Promoção à Saúde, cujas ações envolvem cerca de 10 mil pessoas por mês.

Com este conhecimento foi possível adaptar os parâmetros do software de acordo com os protocolos definidos pela operadora, além de propor melhorias no processo.

Em busca de um sistema completo

Comparado com o Previva, o sistema que vinha sendo utilizado pela operadora até então era bastante simples. “Na verdade funcionava mais como uma agenda”, lembra Bruna.

“Nós criávamos um questionário e seis meses depois ele lembrava que era hora de aplicá-lo novamente. Se fosse necessário personalizar esse questionário ou mesmo gerenciar atividades como palestras, cursos, oficinas… nada disso era possível”.

Segundo ela, não era possível nem mesmo transferir o beneficiário de um programa para outro sem passar por todo o processo de inscrição novamente.

“Não tinha essa inteligência de criar protocolos personalizados de acordo com as informações obtidas dos clientes. Hoje, dependendo de como a pessoa responde a determinada pergunta do questionário, o Previva já cria automaticamente uma tarefa.“

Uma das principais dificuldades para a equipe é que havia pouca flexibilidade para fazer adaptações no sistema. “Para alterar alguma coisa era preciso entrar em contato com o nosso TI e às vezes até diretamente com o fornecedor. E esse vai-e-vem de informação nos atrasava bastante”, conta a coordenadora de Promoção à Saúde.

Integração com o SGU

Como acontece em outras implantações do Previva, o software foi entregue 100% integrado ao sistema de gestão da operadora. Isso torna possível automatizar uma série de processos, ter mais fidelidade de dados, além de permitir gerenciar melhor o uso do plano pelos seus beneficiários.

Bruna cita que a falta de integração com o Sistema de Gestão da Unimed (SGU) era uma fonte constante de problemas. “Para inserir uma pessoa dentro de um programa era preciso fazer todo o processo de pegar as informações do SGU manualmente. Era bem trabalhoso e às vezes vinham dados errados”.

Agora a operadora trabalha com o Previva de forma totalmente integrada ao SGU.

Essa facilidade permite realizar uma gestão mais próxima do beneficiário e está disponível para todas as Unimeds que utilizam o nosso software.

Gestão de indicadores: da planilha para o Previva

Antes de começar a trabalhar com o Previva, a equipe da Unimed Grande Florianópolis precisava utilizar planilhas de Excel se quisesse monitorar algum indicador de saúde. Era um processo demorado e trabalhoso.

“Da primeira planilha que saía do sistema até realmente termos a informação que procurávamos era necessário um longo período de análises e testes para ver se algum dado não estava incorreto”, acrescenta Bruna

Ela diz que uma das coisas que a equipe mais sentia falta era de relatórios periódicos com os indicadores adequados às necessidades da operadora. “Ficávamos presos às limitações do antigo sistema. Às vezes a gente queria medir uma coisa mas não conseguia, apesar da informação já estar lá dentro”.

Segundo a coordenadora de Promoção da Saúde, antes eles conseguiam monitorar apenas informações básicas. “Era o que a gente conseguia medir. Quantos clientes participavam, quantas visitas foram feitas, etc Hoje a gente consegue medir muito mais indicadores clínicos.”

Bruna lembra que antes, para monitorar um indicador como circunferência abdominal, por exemplo, era preciso coletar essa informação paciente por paciente. “Era uma coisa que nos tomava muito tempo”, lembra Bruna. Hoje, os relatórios do Previva permitem acompanhar essa e muitas outras informações com mais facilidade.

Mas o potencial de inteligência de dados do novo sistema se mostrou ainda mais abrangente.

“O Previva tem relatórios que trazem inclusive coisas que a gente nem pensava em medir”, destaca a coordenadora de Promoção à Saúde.

Ela cita como exemplo o Módulo de Custo Evitado. “Antes era muito complexo fazer esse tipo de estudo, pois toda a construção era feita em uma planilha onde anotávamos o quanto cada cliente gastou antes e depois de determinado período”.

Hoje o Previva faz tudo isso de forma automática, com atualização em tempo real e total integridade de dados, que agora vêm diretamente do SGU.

Aprimorando a seleção de elegíveis

Atualmente, a Unimed Grande Florianópolis tem seis programas de prevenção e promoção da saúde registrados na ANS:

• Unimed em Movimento
• Alimentação Saudável
• Controle do Tabagismo
• Gerenciamento de Crônicos
• Desenvolvimento Infantil (PDI)
• Atenção Integral à Saúde

Até a introdução do Previva, o processo de seleção de elegíveis para participar de todos esses programas era feito manualmente, o que tomava um grande tempo da equipe.

“A gente conseguia selecionar pela produção médica, mas tínhamos que deduzir coisas como ‘ah, se um cliente faz determinado exame periodicamente eu acredito que ele seja um diabético’.”

Depois disso ainda era preciso incluir os clientes no sistema, um por um. “Eu não conseguia fazer uma busca ativa na nossa base de usuários, algo que agora o Previva faz facilmente”, ressalta Bruna.

Esse processo de screening no banco de dados do software de gestão da operadora acontece em tempo real e permite identificar os beneficiários que atendem aos critérios estabelecidos para cada programa.

Atendimento facilitado

Atualmente, os programas de Promoprev da Unimed Grande Florianópolis impactam em torno de 10 mil pessoas por mês, dentro de um universo de 190 mil beneficiários.

Com a implantação do novo sistema, ficou muito mais fácil convidar novos participantes para estes programas e aumentar a participação nas ações promovidas pela operadora.

“Não precisamos mais de uma pessoa só para ligar para esse cliente. Agora é possível mandar automaticamente um questionário para que ele responda”, acrescenta a coordenadora de Promoção à Saúde, destacando a capacidade de automatizar procedimentos no processo de atendimento.

“Eu posso identificar todo mundo que é gestante e mandar um e-mail de forma automática, sem ocupar uma pessoa apenas para fazer isso. E ainda posso mandar uma pesquisa de satisfação, também automaticamente, depois que ela participar de alguma atividade”, acrescenta Bruna.

Otimização de processos

Outro benefício percebido pela operadora após a migração para o novo sistema foi a otimização de processos dentro dos programas.

“A medida em que fomos utilizando o Previva, percebemos que só fazíamos certas coisas por que o nosso antigo sistema limitava, e não exatamente por fazer mais sentido”.

A coordenadora de Promoção à Saúde cita o exemplo do que acontecia no processo de inclusão de participantes no programa de corrida e caminhada da operadora, o Unimed em Movimento.

A antiga rotina envolvia um contato inicial por parte de uma assistente, que encaminhava a pessoa para uma avaliação física. Depois disso, era preciso retornar para assistente, que preenchia um termo de adesão e mandava de volta para a educadora física. Só então era possível fazer a inclusão no programa.

“Todo esse vai-e-vem acontecia por que antes quem incluía era a assistente. Agora o Previva permite que a própria educadora física faça isso lá no início”, destaca Bruna, lembrando que até mesmo o médico durante a consulta pode encaminhar um paciente diretamente para um programa de Promoprev.

“Estamos sempre querendo modificar e melhorar os nossos programas para poder utilizar tudo o que o sistema oferece.”

Todas as informações em um único sistema

Os programas promovidos pela Unimed Grande Florianópolis têm diversas propostas e formatos, incluindo visitas domiciliares, telemonitoramento ou mesmo a realização de eventos e oficinas.

Hoje a gestão de todas essas ações é feita com o auxílio do Previva. “Antes era preciso registrar o cliente em um sistema e registrar a presença na atividade em outro”, lembra Bruna.

“Mesmo se eu identificasse a pessoa que respondeu um questionário de alimentação, eu não conseguia saber quantas presenças ela teve no grupo de reeducação alimentar porque esses dados não estavam integrados.”

Mais agilidade no atendimento

Na avaliação da coordenadora de Promoção à Saúde da Unimed Grande Florianópolis, além de economizar tempo, a forma como o Previva é estruturado traz novas ideias para sua equipe.

Ela cita o caso do projeto de APS (Atenção Primária à Saúde) da operadora, que instalou consultórios em duas empresas da área de tecnologia da informação em Florianópolis. Todo o processo de atendimento desses consultórios, desde sua implantação, foi baseado no Previva.

“Depois de agendar a consulta, o sistema automaticamente manda um questionário para a pessoa. Mais tarde, quando ela chega no consultório, nós já temos as informações básicas sobre o seu estado de saúde. Isso torna as consultas mais rápidas e assertivas.”

De acordo com Bruna, essa aplicação mostra que o Previva é um software tão versátil e flexível que pode atender tanto a gestão de crônicos como a de beneficiários saudáveis.

Inteligência e atenção: a receita para o sucesso

Para encerrar, a coordenadora de Promoção à Saúde da Unimed Grande Florianópolis ressalta o fato do Previva ser uma ferramenta de inteligência de dados perfeitamente adaptável às necessidade de cada operadora em particular.

“Hoje, quando vou construir algum projeto novo, já penso em como vou estruturá-lo dentro do Previva, de modo que o sistema funcione para mim. Em vez de dar mais trabalho para os meus colaboradores, quero é facilitar o trabalho deles.”

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